Ledelsesinformation - en guide

Hvad kendetegner informationen til kommunalpolitikerne?

Kommunalpolitikerne har brug for overordnet information og overblik på ældreområdet. Kommunalpolitikerne modtager i forvejen meget information. Derfor er det vigtigt, at ledelsesinformationen præsenteres på en relevant og overskuelig måde.

Hvilke informationer?

Det er vigtigt, at kommunalpolitikerne er med til at bestemme, hvad de har brug for at vide, hvordan de skal informeres, og hvor ofte de skal have informationen. Derfor er det en god idé, at kommunalpolitikere og forvaltning drøfter, hvilke informationer på hvilke områder de har brug for.
For at skabe et godt grundlag er det en god idé, at forvaltningen giver kommunalpolitikerne et overblik over mulighederne for at få ledelsesinformation (se afsnittet "Hvor findes ledelsesinformationen?"). Kommunalpolitikerne kan herefter udpege de områder og temaer, som de ønsker at holde særligt øje med. Det kan også sikre, at ledelsesinformation får det rette fokus, er relevant og sikrer overblik.
Det er også vigtigt, at kommunalpolitikere og forvaltning er i løbende dialog, så ledelsesinformationen kan målrettes udviklingen og forskellige indsatsområder over tid. Kommunalpolitikernes fokus og dermed indholdet af ledelsesinformationen kan nemlig sagtens ændres over tid. Kommunalpolitikerne kan f.eks. i en periode ønske at dykke dybere ned i brugertilfredsheden eller udviklingen i den leverede service.

Hvor ofte?

Det er en god idé, at kommunalpolitikere og forvaltning fastsætter nogle tidsmæssige rammer for ledelsesinformationen. F.eks. kan kommunalpolitikerne modtage opdateret information på de vigtigste områder én gang om måneden. Med lidt større mellemrum - for eksempel hvert kvartal eller i forbindelse med et politisk temamøde - kan ledelsesinformationen være mere dybdegående og dække en række udvalgte områder. Hvis de tidsmæssige rammer ligger fast, har forvaltningen mulighed for at forberede præsentationen i god tid.

Hvordan præsenteres informationen?

Det er vigtigt, at præsentationen af ledelsesinformationen lever op til behovet og forventningerne til det færdige produkt. Det er derfor vigtigt, at ledelsesinformation fremstilles og præsenteres på den rigtige måde.
Det er en god idé at aftale, hvordan ledelsesinformationen præsenteres mest hensigtsmæssigt. Det kan f.eks. betyde, at udviklingen over tid nemt skal kunne aflæses, eller at der skal foretages sammenligninger med andre kommuner ved hjælp af kurver og søjler. Der vil typisk være behov for at skabe overblik - mange nøgletal og lange detaljerede beskrivelser er derfor sjældent velegnede (se afsnittet "Præsentation af ledelsesinformation").

Et eksempel

Figuren herunder er et eksempel på, hvilke informationer kommunalpolitikerne kan modtage som en del af ledelsesinformationen. Udvælgelsen af information og fokus varierer alt efter, hvor ofte og i hvilken sammenhæng ledelsesinformationen skal anvendes.
Den hyppige ledelsesinformation, som afrapporteres hver måned, indeholder kun de mest nødvendige informationer om budgettet og eventuelle klager. Hvert kvartal modtager kommunalpolitikerne desuden opdateret viden om fordelingen af ydelser, borgerprofilen, BTP og gennemførte tilsyn.
Op til den politiske revision af kvalitetsstandarderne har kommunalpolitikerne behov for fuldt overblik over serviceniveauet og økonomien. Status på ældreområdet kan derfor diskuteres på et eller flere temamøder. Op til et temamøde kan kommunalpolitikerne bl.a. blive orienteret om leverandørskift og brugertilfredshed ud over den løbende ledelsesinformation. Desuden har kommunalpolitikerne ofte udpeget et område, der skal have særlig opmærksomhed på temamødet - og dermed også i ledelsesinformationen.