Præsentation af ledelsesinformation

Ledelsesinformationen skal give modtagerne et overblik over de væsentligste forhold på ældreområdet. Ledere og kommunalpolitikere skal hurtigt kunne skabe sig et overblik i informationerne. Derfor bliver præsentationen af ledelsesinformation altafgørende for, hvordan kommunalpolitikere og ledere klædes på til at træffe de rigtige beslutninger.
I en stresset hverdag har kommunalpolitikere og ledere sjældent tid til at studere de enkelte poster i kontoplanen. Præcise nøgletal, sammenligninger og udviklingstræk kan i stedet præsenteres på en måde, så det er let at forstå og sætte ind i en sammenhæng.

Forskellige former for ledelsesinformation
Ledelsesinformation kan have forskellige former. Den kan rent praktisk være udformet som en rapport eller et notat, der forklarer de væsentligste udviklingstræk i indsatsen på ældreområdet. Ledelsesinformationens form afhænger af, om målet er at give en detaljeret indsigt i nøgletallene eller blot et hurtigt overblik. Den detaljerede ledelsesinformation kan være en mundtlig orientering af kommunalpolitikere på et temamøde hvert kvartal suppleret af et notat uddelt forinden. I den hyppigere ledelsesinformation, der f.eks. gives hver måned, kan det være tilstrækkeligt med en mundtlig orientering eller et mindre notat med få udvalgte nøgletal.
Ved præsentationen af ledelsesinformationen kan der med fordel gøres brug af grafiske virkemidler såsom kurver og søjler. For at sikre, at ledelsesinformationen får den rette opmærksomhed, kan informationerne f.eks. præsenteres på et temamøde i fagudvalget.
Nedenfor kan du se nogle gode råd til præsentation af ledelsesinformation.

Gode råd til præsentation af ledelsesinformation
Tilpas ledelsesinformationen til modtageren
Der findes ikke nogen fast opskrift på, hvordan ledelsesinformation skal præsenteres. Det vigtigste råd er at tilpasse præsentationen til modtageren. Kommunalpolitikere og ledelse har ikke altid behov for den samme form. Det kan være en god idé at få en dialog om, hvilken viden de forskellige grupper efterspørger. Og mindst lige så vigtigt er det, hvordan denne viden skal præsenteres. Få lagt fast fra start, hvad modtageren efterspørger. Det sparer tid og besvær senere. Diskuter, hvad modtageren skal bruge informationen til - misvisende eller ligegyldig information kan fjerne fokus fra det væsentlige.

Klare budskaber
Det er vigtigt, at budskaberne i ledelsesinformationen er klare. Der må ikke herske tvivl om, hvordan nøgletallene skal tolkes, eller hvad stigninger og fald i kurverne betyder. Derfor skal det forklares, hvad de enkelte informationer fortæller om f.eks. budgettet, udviklingen i borgerprofilen eller serviceniveauet. Det er en god idé at gøre det til en fast rutine at forklare, hvad tallene ikke fortæller, og hvor der hersker for store usikkerheder til, at der kunne drages en entydig konklusion ud fra ledelsesinformationen.

Sæt informationerne ind i en ramme
God præsentation af ledelsesinformation er ikke bare en liste med de vigtigste nøgletal. Informationerne skal fortælle ledere og kommunalpolitikere om situationen på ældreområdet og gøre det klart, om de fastlagte mål bliver nået. Derfor skal informationerne vise udviklingen inden for de udvalgte områder siden sidste rapport. Det kan også være interessant med sammenligninger med tidligere års budgetter og udviklingstræk. Sammenligning med andre kommuner kan også give ledelse og kommunalpolitikere et godt overblik. I det hele taget er det en god idé at behandle tallene, så de kan bruges til sammenligninger over tid og kommunegrænser.

Grafik siger ofte mere end ord
Så vidt muligt bør det overvejes, om dele af informationerne kan præsenteres grafisk. Forskellige grafer kan være gode til at præsentere forhold, der har ændret sig set over en periode. F.eks. kan bevægelsen i antallet af tildelte og leverede ydelser fra måned til måned vises. Forskellige kurver og søjler kan også give et godt overblik over kommunens serviceniveau eller omkostninger set i forhold til nabo eller samarbejdskommuner.

Få faste rutiner
Det er vigtigt at fastlægge en procedure for, hvornår og hvordan ledelsesinformationen indsamles og formidles til ledere og kommunalpolitikere. God ledelsesinformation er ikke noget, der kan samles sammen i timerne før et vigtigt møde eller en stor beslutning. Derimod er det væsentligt at have udpeget en "tovholder", der løbende er ansvarlig for indsamling og registrering af den nyeste information. Flere data som f.eks. klager, borgertilgang, leverandørskift og aflysninger vil nemlig ikke kunne indsamles og registreres centralt i sidste øjeblik. Det skal ske løbende og i nogle tilfælde helt ude hos borgerne. Selvfølgelig er det også vigtigt, at der er faste rutiner for, hvordan ledelsen skal anvende informationerne og sikre, at kommunalpolitikerne får talt sammen om dem.

Eksempler på grafisk præsentation af ledelsesinformation
Som inspiration til arbejdet med at formidle ledelsesinformationen til kommunalpolitikere og ledere er der i det følgende vist konkrete eksempler. Eksemplerne indeholder en grafisk fremstilling af informationerne, der tydeligt fremhæver et udvalgt tema. Det kan være en god idé med tydelig angivelse af datakilde og periode. Kurver og søjler kan eventuelt suppleres med centrale fortolkninger eller vigtige spørgsmål, som kommunalpolitikere og ledelse skal debattere.

Hvordan bruges timerne?
Opgørelsen viser fordelingen mellem de tildelte timer til praktisk hjælp og personlig pleje set igennem det seneste år.
Visiterede timer til praktisk hjælp og personlig pleje 2004-2005

Eksempel 1 viser fordelingen mellem personlig og praktisk hjælp over tid.


Hvilke brugere får flest timer?
Opgørelsen viser antal tildelte timer fordelt på aldersgrupperne 0-66 år, 67-79 år og +80 år
Visiterede timer fordelt på aldersgrupper.

Eksempel 2 viser, hvilke borgergrupper der modtager mest hjælp.


Hvordan er plejetyngden?
Opgørelsen viser brugernes procentuelle fordeling på leverede timer.
Pct. brugere fordelt på tildelte timer

Eksempel 3 viser, hvor mange timer borgerne har fået tildelt pr. uge. Hermed gives et godt billede af plejebehovet for borgerne i kommunen.


Brugernes tilfredshed med de leverede serviceydelser
Brugertilfredsheden med de leverede serviceydelser er højest for træning
Brugernes tilfredshed er lavest i forhold til mad

Eksempel 4 giver et hurtigt overblik over borgernes tilfredshed med de forskellige ydelser (personlig pleje, praktisk hjælp, sygepleje, træning og madservice). Eksemplet kan bruges til at sammenligne tilfredsheden på tværs af ydelsesområderne og kan give anledning til at drøfte årsager til, at tilfredsheden er større eller mindre inden for de enkelte ydelser.