Vejledning om ledelsesinformation

Ledelsesinformation sætter kommunalpolitikere og ledelse i stand til at følge med i alle de forhold, der er vigtige i forhold til leveringen af service til borgerne og driften af ældreområdet. Ved både at følge op i forhold til borgerne, tildelingen og leveringen af serviceydelser, arbejdsprocesserne i forvaltningen og ikke mindst økonomien opnår kommunalpolitikerne et helhedsbillede af et serviceområde - f.eks. ældreområdet. Kommunalpolitikere og ledelse får på den måde et afbalanceret billede af de kommunale opgaver i stedet for blot at fokusere på, om budgetterne overholdes.
Når ledelsesinformationen sammensættes, er det vigtigt at lægge vægt på at vise, om indsatsen bevæger sig i retning af kommunalpolitikernes fastsatte mål. For at være sikker på at komme hele vejen rundt er det en god idé, at ledelse og kommunalpolitikere følger op inden for følgende overordnede aspekter:

• Økonomi
• Borgere
• Arbejdsprocesser
• Ydelser

Det er vigtigt, at der inden for hvert aspekt udvælges en række konkrete målepunkter eller nøgletal, som bliver en fast del af ledelsesinformationen til ledelse og kommunalpolitikere.

Økonomien
Ledelsesinformation om økonomi kan fortælle ledere og kommunalpolitikere, om budgettet overholdes, og hvordan forbruget tegner sig for de forskellige ydelser.
Hvad angår budgettet, er det både relevant at fremhæve forbruget i forhold til budgettet i alt og omkostningerne fordelt på de enkelte ydelser (praktisk hjælp, personlig pleje, træning og mad).
Det er også relevant at sammenligne på tværs af de forskellige hjemmeplejeenheder eller sammenligne med forbrug i tidligere perioder.
Timeprisen er et andet eksempel på relevant ledelsesinformation. Timeprisen udregnes én gang årligt i forbindelse med revision af serviceniveau og budgetlægning på området. Det er dog relevant løbende at gennemgå forskellige forventninger til stigende eller faldende timepris.
Udviklingen i indtægter fra midlertidig hjemmehjælp kan også følges som en del af ledelsesinformationen om økonomien.

Borgerne
Ledelsesinformation om borgerne handler om, hvordan borgernes profil ændrer sig, hvordan de oplever hjælpen, og hvordan de agerer i forhold til bytteydelser m.m.
Ledelsesinformationen kan beskrive udviklingen i antallet af borgere og plejetyngden. Informationerne om den samlede borgerprofil kan have stor betydning for kommunalbestyrelsens planlægning og er en vigtig del af ledelsesinformationen.
Data fra befolkningsfremskrivninger kan forberede kommunalpolitikere og ledelse bedst muligt på fremtidige udfordringer.
Endelig kan det være relevant at følge med i udviklingen i antallet af indlæggelser. Det vil også være interessant at beskrive, hvilke borgergrupper (alder og plejetyngde) der tildeles hvilke ydelser.
Brugerfeedback kan give et vink om ydelsernes kvalitet. Målinger af brugertilfredsheden er det bedste værktøj til at få viden om borgernes oplevelse af kvaliteten i ydelserne. Du kan læse mere om brugerfeedback under fase 1 i Årets gang.
Også udviklingen i antallet af klager og årsagerne hertil kan være en vigtig del af ledelsesinformationen.
Udviklingen i antallet af leverandørskift og bytteydelser blandt borgerne er også relevant information for ledelse og kommunalpolitikere. Disse informationer kan give et billede af borgernes adfærd, samtidig med at det siger noget om tilfredsheden med de forskellige leverandører. Hvis kun få borgere benytter sig af bytteydelser, kan det måske tyde på, at ikke alle kender til denne mulighed.

Arbejdsprocesser
Ledelsesinformation om arbejdsprocesser skal fortælle, hvordan forvaltningen fungerer i det daglige arbejde med leverandører og borgere.
Ledelsesinformation kan bl.a. give indblik i sagsbehandlingstider. Det kan være den gennemsnitlige tid, fra forvaltningen modtager en henvendelse fra en borger, til der foreligger en afgørelse, og hjælpen iværksættes. Antallet af revurderinger af borgerens behov eller antallet af gennemførte tilsyn og resultaterne heraf kan også opgøres.
Sammenligning af forskellige sagsbehandleres tildelingspraksis på tværs af enheder kan desuden være interessant. Eventuel ventetid på ydelser eller plejebolig kan også indgå som en del af ledelsesinformationen.

Ydelser
Informationen om de leverede ydelser skal give ledere og kommunalpolitikere et billede af, hvordan serviceniveauet udmøntes i praksis.
En væsentlig del af ledelsesinformationen om ydelserne er overblikket over tildelte ydelser inden for de forskellige typer - f.eks. praktisk hjælp, personlig pleje og mad. De tildelte ydelser kan yderligere gøres op for de forskellige enheder, vagttyper (dag/aften/helligdage) eller pr. sagsbehandler. Viden om udviklingen i de visiterede ydelser fra måned til måned giver et nødvendigt overblik for den daglige ledelse.
Brugertidsprocenten (BTP) i alt og for de enkelte enheder er en vigtig indikator for hjemmeplejens kvalitet og effektivitet. Ændringer i den direkte brugertid kan desuden have betydning for timeprisen.
Antallet af aflysninger og afkortninger i hjælpen er relevant. Der skelnes mellem aflysninger fra leverandørens og fra borgerens side. I det hele taget er opgørelser over tildelt og leveret tid vigtig information.
Antallet af forskellige medarbejdere, der kommer i borgerens hjem, giver kommunalpolitikere og ledelse et billede af kontinuiteten i den leverede hjælp. Oplysninger om antal gennemførte tilsyn og en kort gengivelse af resultaterne kan også være en vigtigt indikator for status på ældreområdet.

Figuren herunder viser ledelsesinformation bestående af en række særskilte informationer om økonomi, borgere, arbejdsprocesser og ydelser.

Sammenligning på tværs af kommuner
Det kan være en stor fordel at foretage sammenligninger med andre kommuner og gøre det til en fast del af ledelsesinformationen. Ofte kan det være svært at analysere enkeltstående udviklingstræk og nøgletal, hvis der ikke er noget at sammenligne med. Er det f.eks. en generel tendens, at andelen af praktisk hjælp stiger i forhold til den personlige pleje?
Hvis ledelse og kommunalpolitikere præsenteres for udviklingen set i forhold til eksempelvis samme nøgletal i en nabokommune, så er det nemmere at fortolke ændringernes påvirkning af budgettet, serviceniveauet eller borgernes oplevelse af kvalitet.