Kontrakten mellem myndighed og leverandør

Samarbejdet mellem den kommunale myndighed og leverandører på ældreområdet bliver i stigende omfang reguleret ved hjælp af kontrakter - uanset om der er tale om kommunale eller private leverandører. Mens kvalitetsstandarderne er forudsætningen for samarbejdet, er kontrakten det konkrete redskab.

Kontrakterne understøtter en klar adskillelse af myndigheds og leverandøropgaverne og medvirker til at synliggøre myndighedens forventninger og krav til leverandørerne. Kontrakterne er også et godt redskab, som skaber grundlag for dialog mellem myndigheden og leverandøren om f.eks. mål og resultater. Brugen af kontrakter er derfor med til at definere og skabe klare og præcise spilleregler for samarbejdet og leveringen af ydelser til borgerne.

Interne eller eksterne kontrakter
Loven om frit leverandørvalg slår fast, at alle leverandører skal behandles ens. Det betyder, at den kommunale og private leverandør skal leve op til samme pris og kvalitetskrav. I forhold til den kommunale leverandør er det dog ikke et krav, at der skal indgås kontrakt. Juridisk set kan forvaltningen ikke tegne kontrakt med sig selv. Det er dog en god idé at anvende intern kontraktstyring i forhold til den kommunale leverandør. Det kan medvirke til at sikre ligebehandling og ligeledes sikre, at samarbejdet mellem forvaltningen og leverandørerne reguleres og håndhæves på samme måde på tværs af leverandører.

Centrale elementer i kontrakten
Loven beskriver ikke nærmere, hvad der skal være indeholdt i kontrakten. Det afhænger af den konkrete opgave samt opgavens størrelse og omfang. Hvis der er tale om kontrakt med en privat leverandør, vil der være behov for en række juridiske afsnit, som ikke har relevans, hvis der er tale om en kontrakt med den kommunale leverandør. Hovedparten af indholdet i kontrakterne på ældreområdet vil dog i de fleste tilfælde være ens - uanset om der er tale om en kontrakt med en kommunal eller privat leverandør.
I det følgende beskrives nogle af de elementer, som det er vigtigt, at den kommunale myndighed har fokus på ved udarbejdelse af kontrakter med leverandøren. Det skal understreges, at der er tale om en overordnet gennemgang med fokus på nogle af de mest centrale temaer i kontrakten.

Kontraktens rammer
Det er en god idé allerede i starten af kontrakten at gøre det klart, hvilke parter kontrakten omhandler, og om der skal være en opsigelsesbestemmelse. Det kan gøre det muligt for myndigheden eller leverandøren at foretage opsigelse af samarbejdet i kontraktperioden.

Ansvars og kompetencefordeling
Det er vigtigt, at kontrakten mellem myndighed og den enkelte leverandør indeholder en klar beskrivelse af myndighedens og leverandørens ansvars og kompetencefordeling. Kontrakten skal derfor præcisere, hvilke opgaver der skal varetages af hvem. På ældreområdet kan der f.eks. tages udgangspunkt i nedenstående fordeling af ansvar og kompetencer.

Kontrakten understøtter klare snitflader mellem kommunalpolitikere, forvaltning og leverandører, men på en række områder er det en fordel med et tæt samarbejde. Det gælder f.eks. arbejdet med at indsamle oplysninger til brug for udarbejdelse af ledelsesinformation til kommunalpolitikerne, hvor det vil være relevant at involvere leverandøren. Dette bør naturligvis også fremgå af kontrakten.

Kravspecifikation
Kvalitetsstandarderne beskriver det serviceniveau og de kvalitetskrav, som skal gælde, når kontrakten træder i kraft. Hvis der i kontrakten ønskes en præcisering eller tydeliggørelse af disse krav, vil dette ofte ske i et afsnit med overskriften kravspecifikation. Kravene kan f.eks. omfatte:

• Konkrete krav til omfang af indsatsen: F.eks. afgrænsning og beskrivelse af enkeltopgaver, tidsmæssig udstrækning, mål med indsatsen mv.
• Kvalitative krav til indsatsen: F.eks. tilfredshedsgraden hos borgerne, antallet af hjælpere i hjemmet, maksimal forsinkelse i ankomst, personalets adfærd og etik mv.
• Krav til arbejdstilrettelæggelse og brug af metoder: F.eks. krav om særlig uddannelse, arbejdsmiljø, uddannelsespligt, konkrete faglige metoder, dokumentationskrav, beredskab, tilrettelæggelse af hjælpen, samarbejdet med forvaltningen mv.

Den kommunale myndighed kan også stille en række generelle krav til løsningen af de opgaver, leverandøren udfører på vegne af myndigheden. Kontrakten kan f.eks. forpligte leverandøren til:

• At arbejdet skal udføres i overensstemmelse med principperne i offentlig forvaltning (dvs. tavshedspligt, klageadgang, notatpligt mv.), kvalitetsstandarderne og de konkrete afgørelser.
• At leverandøren overholder de pågældende afgørelser og tager fagligt medansvar for, at væsentlige sociale og sundhedsmæssige ændringer i det enkelte hjem meldes tilbage til forvaltningen.
• At der udarbejdes en plan for, hvordan den daglige kontakt foregår, f.eks. ved udpegning af en kontaktperson, aftaler om møder med henblik på koordinering, gensidig information mv.
• At leverandøren medvirker til behandling af klagesager ved bl.a. at videregive relevante oplysninger til forvaltningen.

Politiske mål og indsatsområder
Hvor kravspecifikationen omhandler kerneopgaverne, og hvorledes de forventes løst, kan en beskrivelse af de politiske mål og indsatsområder indeholde en afgivelse af retningen for den udvikling, som forvaltningen ønsker og forventer. Som eksempler på politiske mål og indsatsområder kan nævnes krav om deltagelse i fælles udviklingsprojekter og itudvikling.
Hvis den kommunale myndighed ikke har fastlagt, hvordan disse krav skal formuleres og håndhæves, kan den således vælge at nævne temaerne som en fælles forpligtigelse i kontrakten. Temaerne kan efterfølgende gøres til genstand for en nærmere forhandling med leverandøren.

Opfølgning
Den kommunale myndighed har ansvaret for opfølgning og tilsyn i forhold til service og kvalitetskravene. Forvaltningen bør derfor i kontrakten angive, hvilke opfølgningsmetoder der skal anvendes, og i hvilken grad kvalitets og servicekravene forventes opfyldt.
De valgte opfølgningsmetoder vil ofte afhænge af de konkrete kvalitetskrav, hvem der er ansvarlig for opfølgningen, og hvilke ressourcer der skal afsættes til opfølgning. Forvaltningen bør i den forbindelse være opmærksom på, at kravene til opfølgning og dokumentation skal stå i et rimeligt forhold til værdien. Nedenfor er nævnt nogle af de metoder, der oftest bruges på ældreområdet:

• Brugerundersøgelser kan give et generelt billede af, hvordan brugerne oplever ydelserne. Som led i Projekt Kvalitetsstandarder er der udviklet et skema til indsamling af systematisk feedback fra brugerne. Skemaet udfyldes i forbindelse med revurderingen af borgerens behov og giver også mulighed for at foretage en mere kvalitativ vurdering af borgernes oplevelser. Som alternativ eller supplement til brugerundersøgelser kan forvaltningen anvende interview, dette vil dog typisk kræve betydeligt flere ressourcer.
• Registreringer er velegnede som opfølgning på objektive og dokumenterbare mål og krav til service og kvalitet. Den kommunale myndighed kan f.eks. forlange dokumentation for, hvor mange forskellige leverandørmedarbejdere der i en periode har leveret hjælpen til borgeren. Myndigheden kan også følge op på brugertidsprocenten (BTP) og afvigelser, herunder aflysninger og udsættelser af hjælpen. Registreringerne vil typisk skulle foretages i borgerens "samarbejdsbog", omsorgssystemet eller ved særskilte skemaer, der efterfølgende sendes til forvaltningen.
• Stikprøver er mindre omfattende at gennemføre end ovennævnte opfølgningsmetoder. Stikprøver kan f.eks. anvendes i forbindelse med kontrol af, om der forekommer forsinkelser i forhold til det aftalte besøg, rettidig opstart af hjælp, anvendelse af samarbejdsbøger mv. Stikprøverne kan både gennemføres som en selvstændig aktivitet eller inddrages i forbindelse med revurderingen af borgernes behov. I mange tilfælde vil der kunne foretages stikprøver med udgangspunkt i elektronisk tilgængelige oplysninger.
  Ud over ovennævnte opfølgningsmetoder kan revurderingen af borgerne også bidrage til, at forvaltningen kan danne sig et indtryk af leverandørens indsats. Besøget hos borgeren kan således være med til at afdække, om leverandøren har leveret den tildelte hjælp, dokumenteret fyldestgørende og reageret fagligt forsvarligt på eventuelle ændringer i borgerens behov.

Det er væsentligt, at opfølgningsresultaterne drøftes i et forum med deltagelse af kontraktens parter. Det er derfor vigtigt, at kontrakten præciserer rammerne for disse drøftelser. Det er også vigtigt, at sanktionsmulighederne er præcist beskrevet, så der ikke hersker tvivl i tilfælde af misligholdelse af kontrakten.

Betaling og økonomi
Betalingen af leverandørerne tager udgangspunkt i de beregnede timepriser, som kan reguleres undervejs i kontraktperioden. Kontrakten bør derfor præcisere dette, ligesom det også bør fremgå, hvordan afregningen af leverandøren konkret skal foregå, herunder hvilken dokumentation for leveret service forvaltningen forlanger.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at det fortsat er myndigheden, der er ansvarlig for, at borgerne modtager den hjælp, de har krav på. Myndigheden kan derfor i kontrakten sikre sig økonomisk i tilfælde af konkurs. Det kan ske i form af en bankgaranti, der naturligvis skal stå i et rimeligt forhold til den forventede omsætning for den pågældende leverandør. Bankgarantien er dog kun relevant i forhold til private leverandører.
I forhold til interne leverandørenheder kan det i kontrakten præciseres, hvordan enheden kan disponere i forhold til over/underskud mellem budgetårene.

Generelle kontraktforhold
Kontrakten skal indeholde bestemmelser om, hvordan der sker en håndtering af fremtidige ændringer i lovgivningen, beslutninger i kommunalbestyrelsen mv. Kontrakten skal også indeholde retningslinjer for misligholdelse og opsigelse, ligesom det er en god idé at præcisere, hvornår en ny aftale skal være genforhandlet.