Eksempel på program til statusmøde

Det er en fordel at sætte statusmøderne med leverandører og relevante borgergrupper i faste rammer. Det betyder bl.a., at statusmøderne afholdes med faste mellemrum, f.eks. en eller to gange om året, og at der laves et program for hvert møde.
Statusmøderne med leverandørerne er forskellige fra møderne med de relevante borgergrupper. I det følgende er der vist to eksempler på, hvordan programmet kan sammensættes alt efter, om formålet med mødet er at følge op på samarbejdet med leverandørerne eller de relevante borgergrupper.

Det er en god idé at udsende programmet i god tid inden mødet, så deltagerne kan forberede sig grundigt.

Eksempel 1 viser et program til et statusmøde med en leverandør.

Statusmødet med leverandøren indledes med en orientering om væsentlige nyheder og ændringer siden det sidst afholdte møde. Herefter tegner forvaltningen et billede af året, der er gået, med udgangspunkt i tilsynsrapporter og indsamlede data om f.eks. aflysninger, klager, økonomi og borgertilfredshed. Leverandøren får efterfølgende mulighed for at kommentere på informationerne.
I dette eksempel ønsker forvaltningen også at drøfte samarbejdet med leverandøren med særligt fokus på hjemmesygeplejen. Det tredje programpunkt handler derfor om leverandørens erfaringer med samarbejde og koordination med hjemmesygeplejen. Efterfølgende sættes der fokus på kontrakten, herunder på arbejdet med kvalitets og udviklingsmål. Afslutningsvis samles der op på statusmødet.

Eksempel 2 viser et program til statusmøde med de relevante borgergrupper.

Ligesom på mødet med leverandøren indledes statusmødet med borgergrupperne med en gensidig orientering om, hvad der er sket siden sidst. Herefter præsenterer forvaltningen de væsentligste resultater fra den løbende indsamling af feedback fra borgerne, og repræsentanterne fra borgergrupperne får mulighed for også at komme med deres fortolkning af resultaterne. Derudover orienterer forvaltningen om, hvilke initiativer der er gennemført eller er på vej på ældreområdet.
Efter pausen sættes der fokus på kvalitetsstandarderne. I programmet lægges der op til, at repræsentanterne fra borgerne strukturerer deres tilbagemeldinger efter de enkelte ydelsesområder. Afslutningsvis samles der op på statusmødet.